Introdução
Nesse artigo vamos conhecer a rotina de follow-up que o sistema MBM contempla. Desde a criação, até a notificação através da central de avisos. Hoje nosso sistema conta com 2 tipos de follow-up. A opção de cadastrar no próprio cadastro de clientes, e a outra opção dentro da tela de pedido de vendas.
Vamos conhecer os processos a seguir.
Cadastro de assunto – Follow-Up
Antes de começar todo o processo, vamos cadastrar os assuntos | tipos de follow-up. Para isso, acesse o menu: [Gestão de Compras” / “Cadastros” / “Cadastro de Assunto – Follow-up – CAD0102”]
Nessa tela basta criar um novo registro e informar a descrição como nos exemplos na imagem abaixo:
Follow-Up Cliente
Para utilizar a rotina de follow-up no cliente acesse o menu: [Gestão de Faturamento” / “Cadastros” / “Clientes / Fornecedores” / “Cadastro de Clientes/Fornecedores – CAD0010”], localize o cliente em questão e clique em consultar
Após consultar o cliente vá até a aba Ocorrências
E utilize a função Incluir ou botão INS do teclado conforme imagem abaixo:
Na tela que foi aberta, você vai lançar a ocorrência.
Existe o campo Status, onde é possível registrar a ocorrência, marcar a flag em Follow-up e depois receber a notificação de que existe follow-up para realizar na data determinada. No exemplo abaixo podemos ver que foi realizado um contato no dia 19/07 e teremos um novo contato (follow-up no dia 19/08)
Ainda na tela de ocorrência existe a aba Anotações onde você pode lançar todas as informações necessárias do contato realizado.
Após ter preenchido todas as informações necessárias, clique em Gravar [F2]
Ao voltar para a tela de cadastro de cliente, veja na imagem abaixo que a ocorrência ficou como pendente
Perceba que na parte inferior da tela existem 3 opções de exibição da aba anotações preenchidas nos passos anteriores, escolha a melhor opção que te atenda
Follow-Up Pedido de Venda
Para realizar o processo de follow-up no pedido de venda, não é muito diferente do que acabamos de ver no cadastro do cliente. Para isso acesse o menu: [Gestão de Vendas” / “Tarefas” / “Pedido de Venda/Orçamento – PED0001”]
Selecione o pedido ou orçamento que quer lançar a ocorrência e vá até a aba Follow-up
Na mesma ideia do cadastro de cliente, na tela de follow-up você irá utilizar o botão Incluir
A tela de inclusão que abrirá é a mesma que utilizamos no cadastro de cliente.
O processo de inclusão é o mesmo, e após gravar ficará como na imagem abaixo:
Bom, fizemos todos os lançamentos de ocorrência | follow-up, mas como vou saber o que tenho que fazer daqui uns dias, semanas ou meses?
Agora vamos partir para as opções de consulta e notificações.
Consulta de Follow-Up
A primeira opção que temos é uma consulta de follow-up e para acessar essa tela, basta acessar o menu [Gestão de Vendas” / “Consultas” / “Consulta de Follow UP – CAD0105”]
Nessa tela você consegue realizar alguns filtros na aba principal, e também consegue fazer mais filtros utilizando as abas Parâmetros e Ocorrências conforme imagens abaixo:
Após consultar o sistema irá listar todas as ocorrências encontradas com relação aos filtros aplicados no passo anterior.
O sistema irá exibir algumas cores nessa tela, para visualizar a legenda basta clicar com o botão direito do mouse em cima do grid.
Nessa tela temos algumas funções na parte inferior. Dentre as funções temos o botão “Opções”
Dentre as opções as 2 primeiras são importantes. Ou seja na opção Adicionar Anotação na ocorrência selecionada, o próprio nome já descreve, você irá lançar uma anotação em uma ocorrência já lançada. E na segunda opção você consegue Concluir uma ocorrência que está como pendente.
Clientes sem Movimento – Follow-Up
Uma outra opção que o sistema entrega para você com relação a follow-up é a consulta de clientes sem movimento. Para utilizar acesse o menu: [Gestão de Faturamento” / “Consultas” / “Clientes sem Movimento no Período – Follow-Up – FAT0344”]
Assim como na consulta anterior temos vários filtros para utilizar. Então utilize da maneira que melhor te atenda.
Após realizar a consulta o sistema irá listar todos os clientes encontrados com os filtros aplicados.
Como podemos ver na imagem abaixo, no botão opções temos as funções de gerar uma ocorrência de follow-up para os clientes selecionados, alterar o representante e inativar o cliente.
Notificação – Follow-UP
E para concluirmos esse processo de follow-up ainda contamos com a nossa central de avisos, com a função de notificar seu usuário das ocorrências a serem realizadas.
Para configurar a central de avisos acesse o menu:[“Ferramentas” / “Configuração Central de Avisos – CAD0255”]
Crie uma nova tarefa e selecione o tipo de análise como 004 – AVISO DE FOLLOW-UP
Preencha os campos obrigatórios e vá para aba 5 – Follow-UP, faça os filtros na aba Parâmetros e vá para a outra aba Ocorrências
Na aba ocorrência se atente aos filtros de dias. E selecione a opção que melhor vai te atender. Caso tenha dúvidas em como o sistema irá se comportar, utilize o botão de ? conforme indicado na imagem abaixo e verifique os exemplos citados.
Feito todos os filtros vá ate a aba 2 – Follow-UP conforme imagem abaixo:
E filtre quais os assuntos de follow-up você quer que o sistema analise e exiba na central de avisos. No exemplo acima colocamos um * para que o sistema liste todos os assuntos.
O mesmo foi aplicado na aba usuários conforme imagem abaixo:
Feito todos os processos anteriores a notificação será exibida conforme imagem abaixo:
Ao clicar na notificação em questão o sistema irá trazer a tela que vimos de consulta de follow-up nos passos anteriores, já aplicando os filtros que você criou na central de avisos.
