Introdução
O objetivo dessa rotina é permitir criar direitos e alçadas de aprovação de pedidos, visando reduzir os custos operacionais, visto que ele impede que seja feita uma solicitação de produto/grupo de produtos, que esteja fora da alçada do solicitante, ou ainda, que seja efetuado um pedido de compras por um comprador/grupo de compradores que não possua direitos para tal.
É possível permitir que um grupo de usuários, devidamente cadastrado como um grupo de solicitantes tenha direito, por exemplo, de comprar materiais de escritório. Ao mesmo tempo é possível aumentar ou restringir direitos de um usuário pertencente a este grupo
Fluxograma
Cadastro de Requisitantes | Solicitantes
Este cadastro tem como objetivo cadastrar os usuários que podem realizar a Solicitação de Compras
Para cadastrar acesse o menu: [Módulo – Controle de Alçadas de Compras” / “Cadastros” / “Requisitantes/Solicitantes – PRO0061”]
Cadastro de Compradores | Aprovadores
O objetivo dessa tela é cadastrar quais são os Compradores/Aprovadores de Solicitação de Compra/Aprovadores de Pré-Pedido de Compra.
Para cadastrar acesse o menu: [Módulo – Controle de Alçadas de Compras” / “Cadastros” / “Compradores/Aprovadores – EST0009”]
Como é possível visualizar na imagem acima, nessa tela você cadastra: comprador, aprovador de solicitação de compra e/ou aprovador de cotação voltado para alçada de compra.
Cadastro de Grupo de Requisitantes | Solicitantes | Aprovadores
Este cadastro tem o objetivo de determinar quais serão os REQUISITANTES, que poderão cadastrar uma solicitação de compra, ou seja, realizam a sinalização de que um produto é necessário. NÃO é necessariamente o COMPRADOR/COTADOR do produto.
A Finalidade é que o REQUISITANTE somente solicite itens que estejam relacionados com o seu Centro de Custo, Grupo de Estoque e Subgrupo de Estoque.
- Exemplo 1: Operário, somente deve solicitar materiais envolvendo o processo de Produção, Matérias Primas
- Exemplo 2: Técnico Informática, somente deve solicitar materiais relacionados com informática.
Para acessar essa tela, acesse o menu: [Módulo – Controle de Alçadas de Compras” / “Cadastros” / “Grupo de Requisitantes/Solicitantes/Aprovadores – COM0001”]
Após vincular os usuários em seus respectivos aspectos, o próximo passo é a etapa de alçada de compra. Na aba Alçada de compras clique no botão Manutenção. E o sistema irá abrir um Wizard para auxiliar na configuração conforme imagem abaixo:
Ao clicar em avançar, você poderá escolher se os requisitantes poderão solicitar compras de todos os grupos de estoque, ou de determinados grupos conforme imagem abaixo:
Os 2 próximos passos são iguais ao anterior, porém determinando os sub-grupos de estoque e os centro de custos permitidos para solicitação de compras.
E por último e não menos importante, a conclusão desse processo
Cadastro de Grupo de Compradores
Este cadastro tem o objetivo de determinar quais serão os COMPRADORES/APROVADORES DE SOLICITAÇÃO, que poderão APROVAR uma solicitação de compra, ou seja, realizam a sinalização de que já pode realizar a cotação de Compra. NÃO é necessariamente o COMPRADOR/COTADOR do produto.
Para acessar a tela, vá para o menu: [Módulo – Controle de Alçadas de Compras” / “Cadastros” / “Grupo de Compradores (Aprovadores Cotação) – COM0003”]
Após criar o grupo, você irá vincular os aprovadores conforme tela abaixo:
Como é possível ver na imagem acima, o sistema permite criar níveis de aprovação, determinando um valor mínimo e máximo, ou até mesmo um valor mensal, e também determinando qual aprovador terá permissão de aprovação caso essa solicitação ultrapasse o valor determinado.
Alçada de Compras na prática
Agora que configuramos todas as telas necessárias, vamos para a prática e ver como essa rotina afetará o seu dia a dia.
Solicitação de Compra
Vamos criar uma solicitação de compra manual, através da tela PRO0062 que pode ser acessada através do menu: [Gestão de Compras” / “Tarefas” / “Solicitação de Compra – Digitação Manual – PRO0062”]
Aprovação da Solicitação de Compra
Após criada a solicitação, o próximo passo padrão é a aprovação ou reprovação dessa solicitação. Através da tela EST0267 que pode ser acessada através do menu: [Gestão de Compras” / “Tarefas” / “Solicitação de Compra – Aprovação/Desaprovação – EST0267”]
Geração da Cotação – Sel. Solicitação e Fornecedor
Agora nós iremos gerar a cotação e seus fornecedores. E para isso acesse a tela EST0321 através do menu: [Gestão de Compras” / “Tarefas” / “Geração da Cotação – Sel. Solicitação e Fornecedor – EST0321”]
Na próxima tela como podemos ver abaixo, você irá selecionar os fornecedores dos itens a serem cotados. Quando clicado no botão Fornecedores, caso os itens tenham o fornecedor vinculado, o sistema automaticamente irá listar todos os fornecedores nessa tela. Caso não tenha vinculo você pode incluir manualmente através do botão Incluir.
Após incluir os fornecedores clique em Gravar e o sistema irá gerar a cotação.
Cotação de Compra
Criada a nossa cotação, chegou a hora de realizar a cotação e lançar os valores, para isso acesse o menu: [Gestão de Compras” / “Tarefas” / “Cotação de Compra – EST0326”]
Com a cotação selecionada, selecione o item desejado e clique com o botão direito do mouse e selecione a opção Lançar cotação conforme imagem acima
Após lançar a cotação dos itens em seus respectivos fornecedores, novamente com o botão direito do mouse, utilize a opção Eleger Vencedora do item selecionado para determinar qual foi a cotação com melhor custo benefício.
Finalizado o processo de cotação o próximo passo seria gerar pedido de compra, porém, estamos com o módulo de alçada de compra ativo, e aqui ela entra em ação.
Encaminhar para autorização de Alçada de compras
Então como a própria mensagem acima fala, é necessário que essa cotação seja aprovada. E para isso precisamos encaminhar essa cotação para autorização, basta clicar no botão Alçada de compra e selecionar a opção conforme imagem abaixo
Após enviar para autorização de alçada de compras o status da coluna Alçada de compras será alterado para Aguardando Aprovação conforme imagem abaixo
Aprovação de Alçada de Compras
O objetivo dessa rotina é realizar a aprovação/reprovação de processo de compras. Essa rotina determinará se o pedido de compra será gerado ou não.
Para utilizar essa rotina acesse o menu: [Módulo – Controle de Alçadas de Compras” / “Tarefas” / “Aprovação de Alçada de Compras – COM0004”]
Localize a cotação em questão para realizar o processo de aprovação ou reprovação.
Após realizar a aprovação volte a tela de cotação.
Como podemos ver na imagem acima, após concluir a aprovação na alçada de compra o status de aguardando aprovação mudou para aprovado.
Bom chegamos a etapa final que é gerar o pedido de compra, para isso, basta clicar no botão pedido de compra na parte inferior da tela
Após, o sistema irá exibir um log com o número do pedido de compra gerado. E se você consultar a própria cotação já será possível ver o número do pedido de compra
E o processo daqui pra frente segue normal.